LE KIT DES FACILITATEURS D INNOVATIONS PUBLIQUES EN BRETAGNE CC-BY-SA

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1 CC-BY-SA LE KIT DES FACILITATEURS D INNOVATIONS PUBLIQUES EN BRETAGNE

2 La communauté UTILO diffuse commeun Commun sa création collective pour développer la coopération d'intérêt général. Pour faciliter cette diffusion, elle place son travail sous une licence ouverte : la Licence Créative Commons CC-By-SA-NC Vous êtes autorisé à : Partager copier, distribuer et communiquer le matériel par tous moyens et sous tous formats Adapter remixer, transformer et créer à partir du matériel Selon les conditions suivantes : Attribution Vous devez créditer l'œuvre, intégrer un lien vers la licence et indiquer si des modifications ont été effectuées à l œuvre. Vous devez indiquer ces informations par tous les moyens raisonnables, sans toutefois suggérer que l'offrant vous soutient ou soutient la façon dont vous avez utilisé son Œuvre. Pas d Utilisation Commerciale Vous n'êtes pas autorisé à faire un usage commercial de cette Œuvre, tout ou partie du matériel la composant. Partage dans les Mêmes Conditions Dans le cas où vous effectuez un remix, que vous transformez, ou créez à partir du matériel composant l œuvre originale, vous devez diffuser l œuvre modifiée dans les mêmes conditions, c'est à dire avec la même licence avec laquelle l œuvre originale a été diffusée. Pas de restrictions complémentaires Vous n'êtes pas autorisé à appliquer des conditions légales ou des mesures techniques qui restreindraient légalement autrui à utiliser l œuvre dans les conditions décrites par la licence.

3 CC-BY-SA LE KIT DES FACILITATEURS D INNOVATIONS PUBLIQUES EN BRETAGNE

4 Vous tenez entre vos mains la première version d un défi collectif débuté en juin 2020 et portant sur la création d un recueil partagé et évolutif de pratiques collaboratives et coopératives, dans le monde de l innovation publique. Imaginé par une équipe animée par une designer de services, porté par le Ti Lab, et composée d une vingtaine d agents issus de collectivités et d administrations multiples membres de la «Communauté Ti Lab» (DREAL, Département Ille-et-Vilaine, Rennes Métropole, Département Côtes d Armor, Département Finistère, la Région Bretagne, la DDTM35...), cet outil a pour ambition de dépasser largement les limites physiques de son format, et de la Bretagne. Il se propose de connecter les gens au-delà des leurs territoires et de leurs administrations, pour mettre en relation et ainsi d animer une communauté d entraide et de partage de «facilitateurs d innovations publiques» sur toute la région Grand Ouest. Nous sommes convaincus que l intelligence collective existe bel et bien, et exige le respect de valeurs (fait-il lister les valeurs?), mais que son enjeu opérationnel principal se situe dans sa structuration et sa «facilitation». Voici donc une cinquantaine de ressources de formats variés pour vous faire «chef d orchestre des esprits partagés».

5 Afin que vous puissiez en profiter pleinement, voici quelques points qui nous semblent importants. Expérimentations Partage Ce premier format est un prototype. Tant sa forme que les informations ne représentent que la première mouture de ce que pourrait devenir, dès l an prochain, le recueil que vous attendez. Tous vos retours sont les bienvenus afin que la prochaine version contienne vos remarques, retours d expérience, corrections ou besoins non remplis. Savoir mouvant Les pratiques collaboratives sont un peu à l image de la tradition orale des contes : ce savoir oral et vivant se transmet par la parole et se transforme par la pratique. Cette diffusion de pair à pair s exprime aussi par la multitude de noms et d applications que peut avoir un même outil et, comme pour les contes, la difficulté à retrouver la source, l auteur de tel récit. Ce recueil se présente donc comme un prétexte, comme une base à des échanges oraux, riches de conseils et de nuances que les fiches retranscrivent difficilement. Pour faciliter les choses, nous avons choisi de dresser la liste des noms connus (de nous seulement!) pour chaque pratique expliquée. Vous les connaissez sûrement sous d autres appellations, avec des variantes : votre mission, si vous l acceptez, sera de nous faire part de vos versions quand celles-ci présentent un intérêt. Ces cartes ont été conçues pour être simples, inclusives, faciles à manipuler. Elles seront adossées à des fiches plus fournies sur un support numérique et assorties de jeux de cartes et de canevas visuels et adaptables. Parce que nous sommes convaincus de la force du collectif, la logique de la propriété partagée s est imposée à nous. Ce document est donc officiellement sous licence ouverte Créative Commons, partageable et modifiable, aux conditions suivantes : citer votre source si vous l utilisez, et nous transmettre la version augmentée que vous pourriez réaliser à partir de nos travaux, afin d entrer dans un processus d amélioration continu. Non-exhaustivité L exhaustivité en matière d outils mouvants collectifs étant impossible, ce recueil présente une sélection de pratiques éprouvées par un panel de pairs et esquisse une passerelle vers de nombreuses ressources pour aller plus loin. Le processus d écriture offre l avantage de garder une trace et de transmettre facilement, mais il risque aussi de figer, de trop simplifier, et de transformer ainsi l absolu en particulier. Ces fiches ont été imaginées pour être accessibles et prêtes à l emploi. Elles vous invitent néanmoins à les tordre, les adapter, et à les «remixer» en vous ouvrant vers d autres savoirs, et d autres personnes.

6 Voici quelques informations utiles transverses à tout le recueil. Chaque atelier gagne à être introduit par la le commanditaire, le sponsor et la le facilitateur trice afin de rappeler le cadre de la session, ses objectifs et les livrables attendus. L animateur.trice est encouragé.e à se présenter brièvement et à préciser son rôle de maitr e sse du temps et de facilitateur trice jusqu à la fin de la session (des précisions sur sa posture peuvent être ajoutées si l exercice le requiert). Au début de tout temps collaboratif, il est préférable de rappeler les règles de bonne entente (bienveillance, sincérité, non-jugement, profusion des idées, écoute active, respect des timings et des temps de parole...). Internet regorge de règles d or illustrées, éclairées ou succinctes. À la fin des ateliers, ménagez toujours un moment d échanges pour recueillir les retours, les avis, les ressentis. Remerciez les participant e s. La participation active, l implication et la motivation ne sont pas systématiques et méritent d être relevées. Nous sommes sensibles à l écriture inclusive. Pour faciliter la lecture du recueil, nous avons pourtant décidé collégialement de la privilégier en introduction et en conclusion, et de la suspendre dans la rédaction des fiches-outils. Nous espérons que ce parti-pris éditorial ne vous fera pas douter de nos convictions en matière d inclusivité et d égalité. Bonne lecture et surtout, bonne coopération!

7 Des Post-it colorés (jaunes, verts, rose, bleus) Des gomettes assorties Des tableaux blancs ou des paper boards Autant de chaises que de participants, si possible légères ou à roulettes Autant de feutres noirs fins que de participant.e.s De la pâte collante Du papier brouillon A4 ou A3 en quantité Plusieurs paires de ciseaux (une par équipe) et de la colle Des tables rondes ou déplaçables pour les disposer en îlots Du gros scotch marron ou de tapissier

8 Quelques instructions sur un bon usage des Post-its sont toujours opportunes : On décolle les Post-it de manière latérale pour éviter qu ils ne «rebiquent», une idée par Post-it, on utilise un feutre fin et on écrit tant que faire se peut de manière lisible ou en majuscules. Les Post-it orange sont pratiques lorsqu on souhaite exprimer une contradiction, une opposition. Leur couleur tranche, mais reste lisible. Les couleurs des Post-it ne sont pas anodines : les jaunes (plus économiques et plus écologiques) sont parfaits pour un simple partage d idées, une «purge», une première idéation. Les verts sont adaptés pour une nouvelle «passe» sur une première génération d idées. Ils enrichissent les jaunes, mais en restant dans la même dynamique. Les rose et bleus sont à privilégier pour noter de grandes catégories, qualifier un groupe d idées. Leurs couleurs les rendent aisément identifiables, mais difficiles à lire.

9 Niveau 1 Vous êtes familier aux pratiques collaboratives. En tant que participant, vous avez assisté à plusieurs ateliers ou réunions participatives. Vous avez eu l occasion d animer quelques temps collaboratifs en groupes restreints et bienveillants. Ces ateliers sont parfaits pour vous jeter à l eau! Niveau 2 Vous avez participé à de nombreux ateliers, vous en avez animé un certain nombre et avez pu tester différentes formes d activités collaboratives. Vous êtes à l aise avec un groupe de 5-8 personnes qui se connait ou ne se connait pas. Vous avez peut être suivi une formation ou une sensibilisation à la facilitation, au design thinking, à l intelligence collective. Niveau 3 Voilà déjà un moment que vous animez des ateliers de taille et de typologies différentes (pluridisciplinaires, restreint, de grande taille). Vous avez suivi une formation et vous connaissez le vocabulaire, le processus entier de facilitation et de créativité. Vous avez connaissance des biais cognitifs et des dynamiques de groupe qui peuvent complexifier les travaux de groupe. Enfin, vous savez vous entourer de sociologue, de designer ou de chercheur pour compléter vos travaux.

10 SE RENCONTRER

11 SE RENCONTRER

12 #identifier #se présenter #concentrer l attention #instaurer un climat de confiance 01 nombre de participants 6-12 matériel un chronomètre quelques Post-it L interview croisée temps de préparation aucun durée de l exercice 30 min CC-BY-SA Cette présentation croisée a pour bénéfice de donner un prétexte à des gens qui ne se connaissent pas pour échanger en direct et sur un temps restreint. Basé sur un exercice de mémoire, ce brise-glace en appelle à la bienveillance de chacun, car il occasionne des quiproquos. Il est souvent intéressant de s entendre présenté à un groupe par une tierce personne. déroulé Demander à chaque personne du groupe de se mettre en binôme avec quelqu un qu il ne connait pas ou peu. Lancer un chronomètre de 5 minutes pour permettre à l une des personnes du binôme de se présenter à son partenaire à travers les éléments qui lui semblent importants (prénom, métier, ville, passions, peurs, etc.). Lancer un nouveau chronomètre de 5 minutes afin d inverser les rôles : la 2 e personne du binôme se présente à la 1 re. Chaque binôme doit ensuite présenter son partenaire à l ensemble du groupe à travers les éléments qui l ont marqué. Basé sur un exercice de mémoire, ce brise-glace en appelle à la bienveillance de chacun, car il occasionne des quiproquos. Il est souvent intéressant de s entendre présenté à un groupe par une tierce personne.

13 Points de vigilance À privilégier pour un groupe qui ne se connait pas. Si certains se connaissent déjà, veiller à les inviter à se mettre en duo avec une personne avec qui ils n ont pas échangé. Pour aller plus loin... Le point commun Notez/collez vos remarques SE RENCONTRER 01 CC-BY-NC -SA

14 #se présenter #stimuler la créativité #rire #lâcher-prise 02 nombre de participants 6-12 matériel CC-BY-SA Les crazy jobs temps de préparation aucun un jeu de cartes «crazy jobs» à imprimer et découper durée de l exercice 30 min CC-BY-SA Cet exercice brise-glace invite le groupe à se glisser dans la peau d un ramoneur de nuage ou d un relieur de personnalité pour présenter ses qualités de manière sensible et sortir du jargon pour parler de son travail d une autre manière. déroulé Disposer sur une table les cartes «Crazy jobs». Proposer au groupe de venir prendre connaissance des cartes et de choisir le métier fou qui correspond le plus à chacun d eux. Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Vous pouvez directement importer le canevas en format png ou jpeg comme image dans votre outil et demander aux gens de désigner le métier fou de leur choix en plaçant une gommette ou un Post-it avec leur nom sur l image concernée. Vous pouvez demander à chaque participant de désigner une autre personne après s être présenté afin d assurer le tour de table. Pour lancer le groupe à distance, vous pouvez commencer par vous présenter avec un métier fou afin de leur montrer la démarche et lancer la dynamique. Demander à chaque personne de donner son prénom puis de présenter son travail fou en expliquant quelles compétences et qualités (réelles) lui permettent d être très bon dans ce métier inventé. À l issue de cette présentation positive et drôle, il explique brièvement son métier réel et propose à une autre personne de présenter à son tour son métier fou. Cet exercice permet au groupe de faire un travail d imagination propice à la créativité. Il propose à chacun d appréhender son travail d un point de vue positif et décalé. À utiliser au début d un atelier pluridisciplinaire où des professions différentes collaborent.

15 Points de vigilance Cet atelier est une invitation à l analogie et à l imagination. Bien expliquer au groupe que les métiers proposés sont là pour leur permettre d expliquer la spécificité de leur métier d une manière originale pour ne pas créer de phénomène de résistance chez les participants les plus factuels. Pour aller plus loin... Le point commun Notez/collez vos remarques SE RENCONTRER 02 CC-BY-NC -SA

16 #découvrir #créer du lien #se présenter #instaurer un climat de confiance 03 nombre de participants matériel CC-BY-SA Le partenaire mystère temps de préparation 30 min fiches indices (à préparer avant l atelier) durée de l exercice 30 min CC-BY-SA Jeu d introduction intéressant à utiliser dans un réseau ou un groupe d une certaine taille qui vient de se former. Cet exercice permet à la fois d avoir une connaissance générale du groupe et de pouvoir constituer des binômes. déroulé Préparer à l avance des duos de personnes qui ne se connaissent pas. Pour que l exercice fonctionne, il faut que chaque personne reçoive la fiche indice de son partenaire et vice versa. Inscrire par exemple sur la fiche la première lettre du prénom ainsi que le lieu de travail de la personne à identifier. Faire piocher à chaque participant une fiche avec les informations de son binôme et l inviter à en prendre connaissance. Demander au groupe de se mettre en cercle et de donner son prénom. Chaque personne peut alors identifier quels sont ses binômes potentiels. Demander à chaque participant de pointer du doigt une personne en donnant son prénom. Personne n a retenu tous les prénoms du groupe complet, mais chacun en a retenu au moins un. Demander à l ensemble des personnes si certains ont déjà identifié leur binôme (si par exemple le prénom de la personne est original ou commence par une lettre peu courante). Faire un nouveau tour de table afin que chaque personne présente son travail. Ce 2 e indice doit permettre de réduire encore le faisceau, et à une partie du groupe d identifier son partenaire mystère.

17 Points de vigilance Les fiches indices sont à préparer avant l atelier. Pour que le jeu fonctionne, il faut impérativement que chaque joueur reçoive la fiche de la personne qui a reçu la sienne pour créer un binôme. Choisir les indices avec soin selon la typologie du groupe. Inviter les gens à retrouver la personne qu ils ont identifiée comme binôme. Si tous les groupes sont constitués, laisser 5 min à chaque duo pour échanger avec leur binôme. Notez/collez vos remarques SE RENCONTRER 03 CC-BY-NC -SA

18 FÉDÉRER

19 FÉDÉRER

20 #créer du lien #instaurer un climat de confiance #lâcher prise Fédérer une équipe. Démarrer sereinement une réunion avec des participants qui se connaissent. Insuffler un air de bienveillance dans un groupe. 04 nombre de participant 4-8 matériel déroulé La ronde des compliments fiches compliments à imprimer et à découper feutres fins temps de préparation 5 min durée de l exercice 15 min Préparer à l avance des fiches à compléter avec les prénoms des membres de l équipe et la phrase «Ce que j apprécie dans le travail de Sam, c est...». CC-BY-SA Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Préparez à l avance des Post-it avec noté «ce que j apprécie dans le travail de...» avec les prénoms de toute l équipe. Chaque personne viendra ensuite compléter le Post-it de son choix. Attention simplement à ce que plusieurs personnes ne remplissent pas le même Post-it en laissant une personne sans compliment. Procédez ensuite à la lecture des Post-its de manière anonyme. Faire piocher à chaque participant un de ces papiers après les avoir mélangés. Laisser 2 min à chacun pour compléter la phrase puis demander à chacun de lire son document. Afficher ensuite les compliments à un endroit visible et pérenne et relire les papiers pour lancer un temps de travail positif et bienveillant.

21 Points de vigilance Privilégier ce type d activité dans un groupe qui se connait déjà et où il n y a pas de fortes tensions qui devraient plutôt faire l objet d un atelier dédié. Pour aller plus loin... Le jeu des compliments, le cadeau invisible Notez/collez vos remarques FÉDÉRER 04

22 #mettre le corps en mouvement #rassembler #créer du lien #rire 05 nombre de participants matériel une grande salle CC-BY-SA La constellation temps de préparation aucun durée de l exercice 20 min CC-BY-SA Exercice facile à mettre en place. Idéal lorsqu on accueille un grand nombre de participants qui ne se connaissent pas autour d une journée thématique, d un atelier ou d un hackathon. Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Au lieu de répartir les gens dans l espace, vous pouvez tracer une croix ou une ligne sur votre outil collaboratif en notant à quoi correspondent l abscisse et l ordonnée ou en mettant des graduations sur la ligne. Placez différents éléments de météo ou des smileys graduellement tout au long de la ligne pour proposer aux participants de se positionner sur la ligne et parler de leur état d esprit. déroulé Demander au groupe de former un grand cercle. Se placer au centre du cercle et expliquer les règles du jeu : «Je vais vous poser différentes questions. Selon votre degré d adhésion, je vous demande de vous avancer dans le cercle. Si vous n êtes pas concernés, vous pouvez rester à votre place.» Commencer par poser des questions simples et sans enjeux : «Êtes-vous bien réveillés? Êtes-vous thé? Café? Qui vient de loin ce matin?», etc. Aller ensuite vers des questions plus engagées : «À quel point vous sentez-vous embarqués dans le projet» L exercice mobilise le groupe au sens propre et embarque chaque participant. Il permet d en savoir plus sur la posture des uns et des autres par une mise en scène dans l espace.

23 Points de vigilance Les questions doivent être variées et s enchaîner de manière assez fluide pour donner de l énergie à cet exercice. Pour aller plus loin... On peut aussi simplifier l exercice en posant des questions simples sans niveau d adhésion. Si je suis concerné, j avance de deux pas. Sinon je reste sur place. On peut prévoir ce même exercice en dessinant une matrice au sol avec du gros scotch. Il permet alors d inviter chaque personne à donner son avis sur deux axes définis et obtenir une photographie globale de retour du groupe sur une question. Notez/collez vos remarques FÉDÉRER 05

24 #se présenter #s exprimer #créer un climat de confiance #stimuler la créativité Idéal pour inviter l équipe à s exprimer sur un sujet délicat. Permet de recueillir l état d esprit de chaque participant. 06 nombre de participants 4-12 matériel déroulé L arbre à personnage temps de préparation 5 min un tableau «arbre à personnages» gommettes durée de l exercice 30 min Imprimer en grand format et fixer un «arbre à personnages» sur un mur accessible à tous. CC-BY-SA Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Vous pouvez directement importer le canevas en format png ou jpeg comme image dans votre outil et demander aux gens de désigner le personnage de leur choix en plaçant une gommette ou un Post-it avec leur nom sur le bonhomme concerné. Vous pouvez demander à chacun de désigner un autre participant après s être présenté afin d assurer le tour de table. Pour lancer le groupe à distance, vous pouvez commencer par vous présenter à travers un personnage afin de leur montrer la démarche et lancer la dynamique. Inviter chaque participant à venir coller une gommette ou faire un point sur le personnage auquel il s identifie sur l arbre (en raison de sa hauteur dans l arbre, de sa posture, de son expression). Cela peut être rapporté à une problématique définie, à l atelier du jour ou à l humeur du moment. Une fois que tout le monde s est positionné, inviter le groupe à présenter à tour de rôle le personnage qu il a choisi, et pourquoi. L exercice permet au groupe de se présenter d une manière non littérale et de qualifier sa posture à partir d un visuel plurivoque.

25 Points de vigilance Bien expliquer au début de l exercice que la hauteur dans l arbre n a rien à voir avec une idée de hiérarchie. L interprétation de chaque personnage est propre à chacun et nécessite d être explicitée durant le tour de table. Pour aller plus loin... Aller lire des informations sur l inventeur de l arbre à personnage, le psychologue Pip Wilson et la manière dont il le présente. Équivalents : les exercices de photolangage (Dixit, le jeu des cartes postales) Notez/collez vos remarques FÉDÉRER 06

26 RÉVEILLER

27 RÉVEILLER

28 #mettre le corps en mouvement #créer un climat de confiance #créer du lien 07 nombre de participants CC-BY-SA En mouvement temps de préparation aucun durée de l exercice 20 min Brise-glace à actionner au début d une réunion collaborative pour dynamiser le groupe et stimuler le regard et l empathie. matériel déroulé Aucun Demander à l équipe de se répartir dans l espace et d identifier discrètement 2 personnes qu ils ne connaissent pas au sein du groupe. Au «top», ils devront s arrêter et se trouver à mi-distance entre les deux participants choisis. Inviter le groupe à se mettre en mouvement. Lancer un premier top. Le groupe se fige d une manière donnée. Répéter l opération plusieurs fois. Inviter chaque personne à deviner de qui elle était la cible Débriefer

29 Points de vigilance Disposer d un grand espace. N inviter les participants à deviner leurs suiveurs que si vous disposez d assez de temps pour permettre à chacun de prendre la parole. Pour aller plus loin... Compter jusqu à 10 (s écouter les uns les autres, être attentif au groupe, ne s imposer que lorsque le groupe est en péril), 1,2, clap (se mettre en mouvement, être attentif aux consignes, être concentré), «Le chef d orchestre» (observer, se mettre en mouvement) Notez/collez vos remarques RÉVEILLER 07

30 #découvrir #lâcher prise #créer un climat de confiance #stimuler la créativité Utilisé avant un atelier de co-conception ou de prototypage, il permet à chacun de dédramatiser son rapport au dessin. Permet aussi de créer une production commune en stimulant l imagination. Également appelé «La Chimère» ou «Le cadavre exquis». 08 nombre de participants 8-12 matériel déroulé L animal imaginaire feutres de couleurs qui fonctionnent bien tableau blanc ou grandes feuilles temps de préparation aucun durée de l exercice 30 min Préparer une grande feuille de papier au centre de l espace. Proposer tour à tour à chaque personne du groupe de venir dessiner une partie d un personnage pour qu ensemble, on obtienne une chimère. Découvrir petit à petit votre animal imaginaire prendre forme sous vos yeux. Lorsque le dessin est terminé (que tout le monde est passé au moins une fois), inviter l équipe à donner un nom à leur animal fantastique. Débriefer : puissance du groupe. Le dessin, même maladroit, est parlant. Il nous reste tous de bons restes de nos talents d écoliers.

31 Points de vigilance L exercice peut être proposé sans voir le dessin se constituer peu à peu. On constitue 2 groupes. Une feuille passe de main en main puis est repliée de manière à cacher le dessin précédent. Lorsque les dessins sont passés auprès de chaque personne, on déplie et l on compare nos productions. Pour aller plus loin... Dessiner son binôme en ayant la main dans une enveloppe. On ne voit alors pas son propre dessin et l on doit observer avec attention son partenaire. Présenter ensuite les portraits des duos au groupe entier. Notez/collez vos remarques RÉVEILLER 08

32 SE RÉUNIR

33 RÉVEILLER

34 #faire le point #partager #s entraider #comprendre Ce format de point d étape permet de se reconnecter au sujet collectivement et d obtenir une vision globale de l avancée du projet en un temps record. Peut être utilisé lors d une réunion de service quotidienne, hebdomadaire ou lors d un atelier plus conséquent. 09 nombre de participants 3-12 matériel déroulé tableau blanc chronomètre Le stand-up meeting temps de préparation aucun durée de l exercice 30 min Réunir votre équipe dans une salle ou à l extérieur et inviter le groupe à rester debout. Demander à chacun de prendre la parole pendant 5 min pour indiquer ses réalisations terminées, ses actions en cours et celle à poursuivre et éventuellement les problèmes rencontrés. Noter collectivement dans un tableau les tâches «faites», «en cours» et «à faire» avec le nom éventuel de la personne chargée de l action. Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Dans la version orale, il vous suffit de faire un tour de table en demandant à chacun de faire le point sur où il en est, ce qu il va faire et les points bloquants puis de demander au groupe de lui apporter une réponse avant de passer au suivant. Si vous disposez d un outil collaboratif, vous pouvez faire un tableau «faites», «en cours», «à faire», «problèmes rencontrés» ou employer un outil de gestion de projet comme Trello. En cas de difficulté rencontrée, proposer une résolution collective en proposant des solutions à l oral. Ce type de réunion dynamique peut faire l objet d un rendez vous rituel qui fluidifie l avancée d un projet et permet à tous d accéder au même degré de connaissance.

35 Points de vigilances Bien veiller à la durée des prises de parole. Le format de réunion debout permet de synthétiser les échanges. Attention tout de même à ce que la parole soit bien répartie entre les gens. La régularité de l exercice devrait par la suite garantir cet équilibre dans les échanges. N hésitez pas à faire de ce rendez-vous une cérémonie rituelle avec une périodicité définie. L animateur n est là que pour gérer le temps. Pour aller plus loin... L exercice peut être proposé en version simplement orale, plus rapide et plus simple à mettre en place, à la condition qu il soit organisé très souvent. Équivalents : Le speed meeting (le manager consacre 7 minutes par semaine à chaque collaborateur pour évoquer les sujets du moment.), tableau de management participatif, collectif et vivant où les tâches d un projet donné sont visibles par tous). Notez/collez vos remarques SE RÉUNIR 09

36 #découvrir #partager #échanger #comprendre Le world café désigne un événement qui permet de réunir de nombreux participants autour d un thème et les amener à échanger de manière approfondie sans se connaître a priori. Très riche lorsqu on veut défricher un sujet ou créer des échanges authentiques avec un groupe de taille importante. 10 nombre de participants matériel déroulé tables rondes chaises Le world café temps de préparation 2 jours feutres papier A4 durée de l exercice 5h chronomètre tableaux blancs Préparer l événement en amont : définir la thématique générale du World Café, les problématiques à aborder, constituer les équipes, organiser une grande salle avec des tables de 7 participants et le matériel nécessaire. Prévoir pour chaque table, un rapporteur, un maître du temps, et de quoi recréer une ambiance café (lampe, biscuits). Disposer sur chaque table, une problématique déclinée de la thématique globale. Introduire l'événement en expliquant la thématique générale et en expliquant les objectifs de la journée (que l on peut afficher à la vue de tous). Inviter chaque groupe à échanger autour de la problématique proposée durant 20 min. Le rapporteur dessine ou écrit les idées notables et le maître du temps veille à la fluidité des échanges. À la sonnerie, les groupes changent de table pour découvrir une nouvelle problématique et échanger de nouveau 20 min. Prévoir 10 min de battement pour les changements de groupes et une pause de 20 min au bout de 2 sessions d échanges.

37 Points de vigilance Pour garantir la réussite du World Café, il est primordial de bien le préparer en amont : objectifs, thématique principale, choix des facilitateurs, constitution des groupes, préparation d une salle accueillante. Pour aller plus loin... Lors des échanges, on peut demander aux participants de noter leurs idées sur un papier A3 situé sur chaque table sous forme de carte mentale. Un document peut être créé à la suite d un World Café pour garder une trace des débats et les diffuser. Équivalents : Le forum ouvert (variante plus longue, plus structurée requérant une organisation conséquente. Formats d échanges plus variés et basés sur le volontariat) Au terme de l atelier (4 changements de tables environ), réunir les participants en plénière. Les rapporteurs présentent les idées fortes des échanges. Un facilitateur graphique peut réaliser un visuel qui résume l ensemble des concepts. Notez/collez vos remarques SE RÉUNIR 10

38 #découvrir #partager #échanger #comprendre Table ronde originale à utiliser dans le cadre d un séminaire ou d un colloque afin de créer une conversation autour d un sujet complexe ou polémique. Aussi appelée Fish bowl, elle permet de stimuler les échanges avec la salle lors d un retour d expérience. 11 nombre de participants personnes matériel déroulé Le bocal à poissons grande salle ou un espace extérieur temps de préparation 1/2 journée chaises +1 tableau blanc durée de l exercice 2h feutres Préparer la salle en plaçant 5 chaises en rond au centre de la pièce. Organiser les autres chaises de manière concentrique autour de ce noyau. Préparer plusieurs problématiques qui seront les lignes directrices des échanges. Lancer le premier thème sous la forme d une question et inviter 4 volontaires à venir échanger autour de cette problématique au centre du groupe. Expliquer les consignes à l assemblée : lorsqu une personne du public désire prendre part au débat, il peut venir prendre la place vacante afin d échanger avec les 4 personnes au centre. Une de ces 4 personnes doit spontanément se lever pour laisser une chaise disponible. Toutes les 20 minutes, l animateur lance une nouvelle question. Le groupe du centre se dissout pour accueillir une nouvelle équipe de 4 personnes qui sera progressivement remplacée elle-même par des personnes du public.

39 Points de vigilance La réussite de cette table ronde réside dans le choix du sujet, la formulation des problématiques et la pertinence des profils invités. Les règles du jeu doivent être clairement exprimées et comprises par le groupe. Pour aller plus loin... Une personne dédiée peut dessiner les échanges sous forme de facilitation graphique. Le rôle du facilitateur consiste ici à fluidifier les mouvements. La parole est alors laissée entièrement libre (contrairement à tous les ateliers où on limite le temps de parole et les idées à un post it). Cette forme de table ronde met tous les participants à égalité où chacun peut devenir «speaker» et prendre part au cœur de la discussion. Un facilitateur mêlé au groupe peut veiller à ce que les mouvements restent fluides et les changements de places, respectés. Cette forme de table ronde met tout le groupe à égalité, car la parole est laissée libre à tous. Le principe tacite de laisser sa chaise au nouveau venu favorise l écoute, l entente sans que le facilitateur ait besoin de désigner la personne devant quitter le centre du Fish bowl. Notez/collez vos remarques SE RÉUNIR 11

40 S EXPRIMER

41 S EXPRIMER

42 #découvrir #présenter #échanger 12 nombre de participants 8-16 Le rétro-vernissage temps de préparation 1h durée de l exercice 3h CC-BY-SA Lors du lancement d un projet afin d en détailler les sous-parties de manière collective et visuelle. Permet d analyser rapidement un sujet en parallélisant les recherches. matériel déroulé tables et chaises feuilles A3 papier brun magazines feutres, ciseaux pâte à fixer Identifier au préalable la thématique à traiter, l écrire noir sur blanc et la décliner en plusieurs sous-questions. Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon et la possibilité de diviser l audio en sous-groupes grâce à un système de «salles». Le déroulé reste le même. Veillez à bien expliquer les consignes avant d envoyer les gens dans leurs groupes et de rester sur l audio principale pour répondre à leurs questions éventuelles. Si vous intervenez dans les salles, faites-le savoir immédiatement pour éviter de prendre les gens par surprise. Diviser l équipe en sous-groupe de 4 personnes et leur distribuer une sous-question par équipe. Le sujet global est affiché dans la salle. Chaque groupe échange sur le problème qui le concerne, fait des recherches et consigne les mots et chiffres clés sur un panneau de papier brun. Ils ont 45 min pour écrire, dessiner ou coller des éléments visuels qui leur semblent parlants pour illustrer la thématique. À l issue des 45 min, afficher les panneaux au mur pour commencer le vernissage. Les groupes passent d un panneau à l autre pour découvrir le travail des autres équipes. Chaque équipe commente le visuel présenté.

43 Points de vigilance Bien déterminer les sous-questions en amont afin d explorer le sujet dans sa globalité. Pour aller plus loin... L exercice peut être donné aux équipes bien en amont de la présentation qui peut avoir lieu au début d une réunion. On peut autoriser les équipes à se servir d internet afin de trouver des données de veille et approfondir le sujet proposé. Les panneaux peuvent être présentés sous forme de carte mentale. Notez/collez vos remarques S EXPRIMER 12 -SA

44 #découvrir #présenter #échanger 13 nombre de participants 8-30 L article de presse temps de préparation 1h30 durée de l exercice 1h30 à 2h CC-BY-SA Exercice de prospective pour faire émerger des enjeux pour une structure, un territoire. Mettre en débat des équipes sur des futurs réalistes. matériel coupures de presse (en open source) papier brouillon fiches A5 feutres noirs fins papier brun déroulé Avant l atelier, choisir entre 10 et 15 coupures de presse à destination du groupe de travail. Vous pouvez en trouver de nombreuses en open source ou les rédiger selon le modèle : un gros titre percutant, 2 ou 3 sous-titres descriptifs qui permettent aux participants de se projeter dans les situations. Les futurs envisagés peuvent être positifs ou négatifs. L intérêt est de mixer les projections pour encourager la créativité. Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon et la possibilité de diviser l audio en sous-groupes grâce à un système de «salles». Si le groupe est vraiment réduit (inférieur à 5 personnes), tous les participants peuvent travailler ensemble sur le même article. Voici en complément un outil pour réaliser de fausses coupures de journaux : generators/newspaper/snippet.asp Inviter les gens à se répartir en sous-groupe de 5-6 personnes. Distribuer environ 5 coupures par tables et demander aux équipes de ne garder qu une coupure de presse. (10 min) Une fois que chaque sous-groupe a choisi le sujet sur lequel il a envie d agir, amener les équipes à se questionner sur ces futurs possibles plus ou moins ambitieux : «si dans mon territoire, ce futur-là se présente, quels sont les conséquences, les risques, mais aussi les opportunités de la situation?» (45 min). Une personne dans chaque équipe peut noter les échanges oraux. Laisser 15 minutes à chaque équipage pour rédiger une fiche éléments de contexte et enjeux sur le territoire selon sa propre thématique. Devront y figurer les éléments de diagnostic, l analyse des enjeux, les forces, les atouts, les risques et les faiblesses pour son territoire. Échanger en groupe entier.

45 Points de vigilance Prévoir un rapporteur pour chaque table et documenter les éléments issus des échanges. Pour aller plus loin... Scénario noir, le futur idéal, le Beurktionnary Notez/collez vos remarques S EXPRIMER 13 -SA

46 #échanger #faire évoluer son jugement #découvrir #débattre Outil de codécision à employer lorsqu on souhaite éviter le consensus mou, l inertie ou le poids de la hiérarchie dans les décisions. À utiliser lors de réunions de décisions stratégiques afin de permettre une appropriation commune de la décision et favoriser son application. 14 nombre de participants 6-12 matériel Le vote par consentement Post-it feutres noirs fins papier brun déroulé Exprimer très clairement le contexte de la problématique et apporter tous les éléments importants pour la comprendre dans son ensemble. temps de préparation aucun durée de l exercice 1h30 à 2h Inviter les participants à rebondir, reformuler ou éclaircir la question pour ôter tout risque de malentendu ou de mauvaise interprétation de la proposition de départ. CC-BY-SA Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. La répartition de la parole est plus compliquée à l oral et va se révéler essentielle dans cet exercice. Rappelez les règles d or des ateliers, invitez les gens à mettre leurs caméras et à employer les signes pour s exprimer en visioconférence. Schématisez également un tour de table sur votre espace visuel partagé pour garantir à tous de s exprimer. Vous devez être particulièrement vigilant aux participants qui seraient en désaccord avec les propositions, mais n oseraient pas le dire pour que le consentement soit total. Lorsque c est clair pour tout le monde, écrire la phrase de la manière la plus simple et l afficher. Proposer à chaque participant d expliquer ce qui lui évoque cette proposition : en quoi répond-elle à mes besoins sur le plan professionnel ou plus globalement à ceux du projet? Modifier éventuellement la phrase de départ à partir de ces retours positifs. Demander à chaque participant d exprimer sa ou ses éventuelles objections par rapport à cette suggestion. Attention, une objection est une réflexion raisonnable sur une limite que pose la situation proposée sur mon travail ou sur le projet global. Elle n est ni un simple avis ni une proposition de solution.

47 Points de vigilance À favoriser lorsqu on essaie moins de trouver LA meilleure solution que celle qui ne bafoue pas les limites des personnes concernées. Ce système incite les participants à penser au bien commun du projet en réduisant les phénomènes d inertie de groupe, d égo et de hiérarchie. Pour aller plus loin... Cet exercice peut venir compléter un atelier de conception de plan d action en alternant ces discussions de groupe avec des moments de réflexion individuelle. Questionner la personne qui a formulé l objection pour être certain de la comprendre et la noter sur un papier brun. Inviter le groupe à discuter ensemble afin de lever l objection en trouvant des solutions qui satisfont le groupe et le porteur de l objection. Modifier alors la proposition et poursuivre ces échanges jusqu à ce qu il n y ait plus d objections raisonnables.la décision est prise lorsqu on ne trouve plus d objection à la proposition. Une fois la proposition adoptée par tous, inviter le groupe à s applaudir d être parvenu à élaborer une proposition commune. Notez/collez vos remarques S EXPRIMER 14 -SA

48 #partager #découvrir #faire connaître #mutualiser Partager de nombreuses données ou "trucs et astuces" à un public de taille importante tout en évitant un format descendant. Créer l émulation autour d un sujet et inviter chaque participant à choisir les informations les plus importantes avant de mutualiser des savoirs. Atelier ludique et plaisant pour aller à la pêche aux infos. 15 nombre de participants matériel déroulé Post-it de couleurs fiches A5 Les camelots temps de préparation aucun papier brun feutres noirs fins durée de l exercice 1h Imaginée lors d un club utilisateur de la DSI, la pratique des Camelots permet de diffuser des données déjà rédigées à un très grand nombre de personnes de manière vivante et enthousiasmante. Rédiger les informations que vous souhaitez partager : 100 trucs et astuces, 100 citations inspirantes, 100 bonnes pratiques, etc. CC-BY-SA Les regrouper par thématiques (6 thématiques = 6 tables = 6 équipes) et disposer environ 15 savoirs sur chaque table (certains peuvent être imprimés en plusieurs exemplaires et d autres pas pour créer de la rareté) Prévoir un camelot à chaque table qui présentera les 10 idées (informations, savoirs) disposées sur sa table. Inviter une personne de chaque équipe à chaque table. Demander à chaque groupe d envoyer un équipier à chaque table. Le camelot présente ces papiers. Chaque personne choisit 2 ou 3 informations.

49 Points de vigilance Le format du jeu des Camelots est puissant, mais assez soutenu. Attention à la gestion du temps! L exercice demande un peu de préparation pour écrire (ou dessiner) les idées, les imprimer, les découper. Il est important également de préparer les camelots pour qu ils maîtrisent le rythme de la journée. Pour aller plus loin... Cet exercice permet aussi de partager un travail de veille en groupe. On sélectionne 5 textes. On constitue 5 équipes. Chaque groupe travaille sur 1 texte puis le présente en plénière. On parallélise alors les temps de travail. Avant tout, partager une intention commune (comment améliorer les parcours de formation). Demander aux équipiers de retrouver leur groupe et de présenter les idées retenues. (En tout, une quinzaine d idées) Les inviter à choisir à nouveau 5 savoirs parmi ceux du sous groupe (celles qui reviennent le plus souvent, les plus étonnantes, etc.) Permet un vrai brassage des idées et un partage d un très grand nombre de savoirs en un temps limité. Notez/collez vos remarques S EXPRIMER 15 -SA

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52 #faire le point #statuer #prioriser #décider L analyse en étoile de mer porte de nombreux noms : La rétrospective en étoile, On tente, on continue, on arrête, Star fish, CAT ou encore l Analyse d orientation d un processus. Elle s utilise lors d une rétrospective d équipe, à la fin d un projet pour analyser le fonctionnement d une équipe, pour lancer et arbitrer des actions ou finir la réunion sur des décisions. S emploie aussi lors de l évolution d un processus ou de son environnement, lors d un point d étape sur une démarche en évolution, ou en vue de rédiger un plan d action stratégique. 16 nombre de participants 6-12 matériel déroulé L analyse en étoile de mer papier brun Post-it jaunes temps de préparation 30 min Post-it colorés feutres noirs fins Poser clairement le cadre de la rétrospective dans le temps et dans l espace. Dessiner une étoile à 3 ou 5 branches selon les catégories à définir : «On tente», «On continue», «On arrête» pour des décisions tranchées. On peut ajouter les rubriques «On fait +», «On fait -» pour un résultat plus nuancé. Noter à côté de chaque ligne, le titre de la rubrique correspondant. Présenter la matrice au groupe. durée de l exercice 1h CC-BY-SA Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Vous pouvez directement importer le canevas en format png ou jpeg comme image dans votre outil. Conservez ensuite les temps de réflexion individuelle à l identique et demandez aux gens de rédiger les éléments qu ils souhaitent commencer, arrêter et continuer et de les coller dans les zones prévues. Le partage se fait ensuite à l oral dans la visioconférence et lisant chaque Post-it et en commentant. Distribuer des Post-its neutres (jaunes) à chacun et rappeler le contexte défini. Laisser 5 min à l équipe pour rédiger 3 Post-its de ce qu on arrête. Partager en groupe entier. Laisser à nouveau 5 min pour que chaque participant note 3 idées de ce qu on continue, etc.

53 Points de vigilance Attention à ce que les réponses soient équilibrées et réparties dans chaque catégorie. N obtenir que des «On continue» pourrait conduire au statu quo! Pour aller plus loin... Aller voir les outils d amélioration continue type 5M, la matrice d effort ou encore étudier la loi de Pareto pour arbitrer les actions chronophages à peu de valeur ajoutée. Une fois toutes les parties remplies, voter des actions à arbitrer et des actions à porter et les noter sur des Post-its colorés (verts, orange) Permet de dégager les actions pour l évolution d un fonctionnement ou d un processus de manière participative tout en créant le consensus Notez/collez vos remarques S AMÉLIORER 16

54 #imaginer #se projeter #trouver des solutions 17 nombre de participants 6-12 Le futur idéal temps de préparation 30 min durée de l exercice 1h30 CC-BY-SA Atelier de définition de trajectoire pour débuter un travail de plan d action par une activité ludique et motivante. Aussi appelé "Le rêve éveillé", il permet de se projeter dans un futur désirable plus ou moins éloigné et imaginer les étapes qui nous permettent de le mettre en place. matériel déroulé un A3 avec dessin du futur idéal papier brun feutres noirs fins Post-it couleurs gommettes Définir le cadre et l échelle de la projection que l on veut atteindre (horizon 3 ans, 5 ans, 10 ans) et en définir les contours. Rédiger en amont une phrase du type «Nous sommes en [date au choix], notre équipe [notre direction, notre collectivité, notre pays, etc.] fonctionne à merveille [description de la trajectoire désirable visée].» Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Vous pouvez rédiger le rêve éveillé sur un support et l importer dans l espace de travail partagé ou bien simplement le lire à l oral. Vous pouvez aussi rajouter des visuels inspirants, des photos pour rendre le futur plus immersif. Introduire le sujet puis dévoiler l intitulé de la projection idyllique. Laisser une minute au groupe pour visualiser ce cap idéal à rejoindre. Poser la question : «Qu avons-nous fait pour en arriver là?». Leur laisser 5 min pour imaginer des actions nombreuses et originales qui permettraient de rejoindre cet objectif. Plus l horizon temporaire est lointain, plus il leur sera aisé de générer des idées farfelues. Partager ensuite en groupe entier. Prioriser les actions les plus pertinentes (rapides à mettre en place, efficaces ou innovantes) et les décliner en plan d action en voyant comment transformer leurs propositions décalées en actions réelles.

55 Points de vigilance Plus le rêve sera idyllique, riche en description et éloigné dans le temps, plus les participants se permettront de laisser libre cours à leur imagination. Le fait de sortir la trajectoire du quotidien permet de les inviter à faire fi des contraintes techniques et budgétaires. Attention ensuite à transformer les idées farfelues en actions concrètes pour ne pas tomber dans le scénario de science-fiction. Pour aller plus loin... Une fois que les idées les plus pertinentes ont été votées, il est possible d analyser les étapes intermédiaires à franchir pour atteindre cet objectif. Un porteur de projet peut alors être identifié pour chaque idée forte afin de se porter garant de sa concrétisation dans le monde actuel. N hésitez pas à aller voir du côté du Design Fiction pour aller plus loin dans ce type d exercice! Notez/collez vos remarques S AMÉLIORER 17

56 #s exprimer #faire un retour #qualifier 18 nombre de participants 6-12 L évaluation en un mot temps de préparation aucun durée de l exercice 20 min CC-BY-SA À la fin d une réunion, d une formation, d un atelier de co-conception ou d intelligence collective pour recueillir l avis du groupe à chaud et en un temps restreint. matériel déroulé papier brun feutres noirs fins Annoncer aux participants qu on va leur demander leur avis sur la journée, la session ou l atelier qu ils viennent de vivre. Demander à chacun de compléter les phrases suivantes par un mot : «aujourd hui j ai apprécié...», «la prochaine fois j aimerais bien...» Les noter au fur et à mesure sur un grand papier brun. (facultatif) Cette évaluation permet aux participants de faire part à tous de leur ressenti sur l atelier qui vient de se dérouler. Visio-compatible avec un outil de travail collaboratif comme Miro ou Klaxoon. Vous pouvez rédiger le rêve éveillé sur un support et l importer dans l espace de travail partagé ou bien simplement le lire à l oral. Vous pouvez aussi rajouter des visuels inspirants, des photos pour rendre le futur plus immersif.

57 Points de vigilance Restreindre les participants à ne dire qu un ou deux mots et à ne pas répéter des termes qui ont déjà été donnés. Pour aller plus loin... Le Return On Time Invested (ou ROTI) : demander aux participants lever la main et de noter le temps passer de 1 à 5 Le jeu de la perfection : «je n ai pas mis 0 parce que...» «je n ai pas mis 10 parce que...» Le questionnaire de satisfaction La rétrospective 4 L : Liked : ce que j ai aimé, Learned : ce que j ai appris, Laked : ce qu il m a manqué, Longed for : ce que j ai désiré. Notez/collez vos remarques S AMÉLIORER 18

58 #faire le point #s exprimer #reformuler #trouver des solutions Le Codev express est un outil puissant (attention donc) pour aborder une problématique de service ou de projet avec un angle neuf et dégager des pistes de résolution par un timing serré. Lorsqu un Codev est bien mené, chacun repart avec une approche nouvelle et des pistes pour ses propres problématiques. 19 nombre de participants 6-8 matériel déroulé feuilles pour prendre des notes Le Codev temps de préparation 1h 8 stylos un chronomètre durée de l exercice 1h30 Avant de commencer, tous les participants s accordent sur un sujet à traiter. Peut-être un sujet apporté par le «Client» (je rencontre tel problème), soit sélectionné collégialement parmi les sujets proposés par les participants (en un tour de table de 10, chacun se présente et propose sa problématique). CC-BY-SA Le «Client» est la personne concernée par la problématique tandis que ceux qui lui viennent en aide sont les «Consultants» La recette (en 6 étapes) : 1. Exposer : le client dispose de 5 min pour expliquer le contexte, sa vision du problème et les points bloquants qu il identifie. Les consultants l écoutent et n ont pas le droit d intervenir. Visio-compatible à la condition d avoir déjà animé un atelier de Codev en présentiel et d avoir un ou deux participants familiers de la démarche. Le Codev peut être réalisé entièrement à l oral à partir du moment où le problème a été défini bien en amont et que l invitation a été envoyée assez tôt pour assurer la présence du «client» et des «consultants» 2. Clarifier : durant 15 min, les consultants interviewent le client pour avoir une vision d ensemble de la situation, éclaircir ce qui leur semble flou. Toutes les questions sont permises. En tant qu animateur, relancer le débat, équilibrer la parole, reformuler. 3. Redéfinir : durant 10 min, chaque consultant formule à tour de rôle sa vision de la problématique. Les consultants et le client s accordent ensemble sur une «redéfinition» du problème qui sera «le contrat.»

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